职场写作:会议纪要的写作技巧

参加会议,一方面要认真做好会议记录,另一方面作为会议的组织者,还要根据会议内容和精神写出会议纪要,以便大家学习、贯彻和落实。

会议纪要,顾名思义就是对会议的记录、总结、提炼,是一种记载、传达会议内容和精神的文种,在政府部门和企业中常常被使用。作为职场新人,学会写会议纪要至关重要。

会议纪要是在会议记录的基础上概括、总结、提炼而成的,目的在于反映会议的开展情况,传达会议的内容、精神和要求。

会议纪要既包括向上级汇报工作落实和进展情况,也包括向下级布置工作,还可以作为开展某项工作的重要依据,同时还可以存档备查。

会议纪要的受众可以是上级,也可以是下级。如果是上级,主要想通过会议纪要,了解下级单位和部门的工作进展情况,以及下级单位和部门对某些问题的看法和意见。如果是需要执行会议要求的平级或下级,除了想要了解某些事项的进展外,还需进一步明确下一步的工作计划和要求。

在构思时,一定要根据会议召开的实际情况,认真总结每一位参会者的主要观点和意见,列出会议议定的事项,做出的重要决定和决议。

在组织素材上,会议纪要需要明确会议召开的时间、地点、召集人、参加人员,还要记录每位与会者的重要观点和意见,会议达成的共识,会议明确的具体要求,会议做出的重要决定等。

一是纪实性。会议纪要必须忠实记录会议的宗旨、内容和决议,不能修改会议内容,也不能将自己的观点、意见和主观情绪带进会议纪要,不能在会议纪要中评论观点的正确与否。

二是真实性,会议纪要必须如实记录每个人的观点,不能只记录某一方观点,或者只记录对自己有利的观点。

三是纪要性,会议纪要必须在原始会议记录的基础上,经过加工整理、归纳总结、提炼凝结而成,只列出主要观点,不记录具体细节。这是会议纪要与会议记录的最大区别。

四是强制性。会议纪要形成的决议,包括对某个问题的看法、对某项工作的安排等,能够指导实际工作,必须强制执行,严格贯彻落实。

1.会议前的准备。召开会议前,一定要搞清楚会议召开的时间、地点、人员、主题和流程,初步了解与会人员的发言内容,做到心中有数。

2.开会时一定要做好会议记录。详细、准确、完整地记录每个人发言的观点,可以用录音笔进行录音,以便原汁原味地记录会议内容。还可以用思维导图将同类观点记录在一起,方便总结重点内容,快速形成各个议题内容。

3.会议纪要主要包括标题、会议的基本情况、会议的主要内容、结尾、落款和发送范围等几个主要部分。

4.会议纪要的标题要能清楚地反映会议的主要内容。一般有单式标题和双式标题两种写法。单式标题一般用“部门名称+会议名称+会议纪要”的形式。如“XX公司项目管理工作会会议纪要”。双式标题由“主标题+副标题”构成,主标题主要用来阐述会议的主要精神,副标题主要说明召开会议的部门、内容和文种等,如“贯彻落实职代会精神,推进企业管理再上新台阶——XX公司企业管理工作座谈会会议纪要”。一般的会议纪要多采用单式标题。

5.会议的基本情况。主要包括会议的时间、地点、主持人、出席人员、列席人员、记录人等。这一部分内容,可以放在开头,也可以放在结尾,可根据各单位会议纪要的常用格式来定。会议的时间和地点据实记录,时间精确到具体几点; 主持人一般是指会议的召集人;出席人员指参加会议并有表决权的人员;列席人员指参会但没有表决权的人员;记录人指从事会议记录的人员。

6.会议的主要内容。这是会议纪要的核心部分,主要写清会议研究的问题、讨论的意见、形成的决议、布置的任务、完成的目标等主要内容,也是各单位会后执行的依据。

第一种是集中概述法。就是将会议讨论的问题、与会者的观点、会议议定的事项进行概括、总结、分类叙述,这种写法适用于小型会议,讨论的主题比较单一,各方意见比较集中统一,便于执行。如果会议讨论了几个主题,可以将几个主题分条进行总结提炼。

第二种是分项叙述法。一般适用于大型会议或会议议题较多的会议。将不同议题分开来写,先用几个大标题提纲挈领地指出议题,然后再叙述与会者的观点或形成的决议。这种写法条理清晰,叙述全面,便于后续执行。

第三种是发言提要法。将每个人的发言内容进行归纳总结,将意见一致或观点相同的发言总结在一起,并提炼出观点。这种写法能够如实反映每一位与会者的意见,清楚记录与会者的主要观点,在一些讨论性的会议上比较适用。

7.会议纪要的结尾。在总结归纳会议的主要内容之后,要在结尾列出会议达成的共识、形成的决议,提出贯彻落实的号召与要求,明确落实责任和完成任务的时间表。

8.落款和发送范围。会议纪要的落款是会议的主办机关或单位,成文日期写在主办单位之后。发送范围包括抄报上级部门或上级领导,抄送与会的各个部门和会议涉及的相关部门,以及需要执行会议决议的下级部门。

9.语言文字风格。会议纪要需要忠实记录会议的实际情况和每位与会者的观点,语言要平实,文字要精练,以简练、清晰的叙述为主,文字不宜过于华丽,层次不宜过于复杂。常用的表达方式有:“会议议定了……”“会议指出了……”“会议达成了……”“会议要求……”等陈述性的表达方式。

会议召开时要做好记录,重点把握会议内容和发言者的观点。写会议纪要不能遗漏会议的基本要素,不能把会议纪要写成会议记录。

会议纪要是对会议记录的总结、归纳和提炼,要忠实于会议,不能掺杂任何自己的观点或发表任何评论,不能擅自改变发言者的观点。会议纪要在签发前,一定要请与会人员会签,以保证观点的准确性。

会议纪要表达方式不能太过文艺,语言不宜冗长,不要长篇大论,不能夹杂感情色彩,不要出现晦涩难懂的语句,不写与主题无关的内容。

会议纪要的发送范围一定要严格控制,特别是一些涉及敏感议题的会议纪要一定要控制发送和知悉范围。

会议纪要内容要重点突出、观点明确、条理清晰、层次分明,不能面面俱到,切忌主次不分。不要忽视会议纪要的签发流程。对会议纪要的落实情况要进行督促、检查,确保会议纪要得到严格执行。返回搜狐,查看更多

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